Hur kan man stödja användningen av metoden i kundarbetet?

I genomförandefasen är det viktigt att fokusera på att stödja implementeringen av den psykosociala metoden och dess framgång på olika sätt.

När metoden börjar användas blir förändringen verklighet och nya faktorer kan främja eller fördröja implementeringen. Därför kan det i detta skede vara nödvändigt att göra förtydliganden i implementeringsplanen.

1. Cheferna stödjer arbetstagarna i förändringen

Närmaste chefernas betydelse betonas i genomförandefasen, eftersom de fungerar som länk mellan den högre ledningen och arbetstagarna. Deras uppgift är att se till att arbetstagarna faktiskt har möjlighet att använda metoden som en del av sitt arbete.

Chefen kan stödja arbetstagarna i användningen av metoden inte bara genom att erbjuda hjälp och handledning i praktiska frågor utan också genom att inspirera och motivera dem att använda metoden.

Diskussionsmöjligheter och chefens visade intresse stöder arbetstagarna i början av användningen av den nya metoden. Regelbunden interaktion säkerställer att målen hålls i åtanke och att man kan diskutera möjliga förändringsbehov.

Det är viktigt att lyssna på och beakta arbetstagarnas upplevelser. Erfarenheter av användningen av metoden kan samlas in systematiskt till exempel genom enkäter eller som en del av
teammöten, men även i vardagliga möten.

2. Kommunikation kan bygga förtroende

Kommunikationen om den nya metoden och dess implementering ska vara mångsidig och omfattande. Kommunikationen får inte enbart vara information, utan den ska vara interaktiv, kontinuerlig och ske via flera kanaler.

Det är viktigt att regelbundet samla in respons, lyssna på de anställda och olika intressentgrupper och skapa utrymme för en öppen diskussion. På så sätt kan arbetstagarnas och olika intressentgruppers oro identifieras i ett tillräckligt tidigt skede, vilket stärker förtroendet för organisationens förmåga att driva förändringen framåt.

3. Samarbete med förändringsagenter

Förändringsagenter är arbetstagare i organisationen som främjar implementeringen av den nya metoden genom att tala för den och själv föregå med gott exempel.

Med sin egen entusiasm ökar förändringsagenterna även andras motivation och engagemang för att använda metoden när de berättar vad man vet om metoden, hur de har använt metoden och vilka fördelar man kan förvänta sig av att använda metoden.

Förändringsagenters styrka ligger i att de är nära vardagen och bättre förstår arbetstagarnas perspektiv. Det är lättare för dem att se när arbetstagarna behöver uppmuntran och stöd för att använda metoden.

Det lönar sig för chefen att samarbeta med förändringsagenterna och lyssna på deras synpunkter.

4. Stöd av metodägaren

Externt stöd för implementeringen och användningen av metoden kan fås till exempel av metodägaren. Samarbetet med metodägaren i genomförandefasen stöder en lyckad implementering.

Utöver metodutbildningar producerar vidmakthållarna ofta olika material som behövs för att använda eller kommunicera om metoden. De genomför också fortbildning och repetitionsutbildning för metodexperter.

Stödet kan variera beroende på metod – vissa vidmakthållare av metoder erbjuder endast metodutbildning och relaterat material, medan andra erbjuder mer aktivt implementeringsstöd och nätverk.

Grundpelarna i implementering

Vilken roll har implementeringsteamen i implementeringsfasen?

Huvuduppgifter:

• följa upp hur utbildningarna framskrider
• följa upp användningen av metoden
• säkerställa att arbetstagarna får det stöd de behöver för att använda metoden

 

Ansvar: Implementeringsteamet ska träffas regelbundet och vara beredda att reagera även på utmaningar som uppstår snabbt. Detta kräver att arbetstid reserveras systematiskt för implementeringsteamets uppgifter, vilket ska beaktas i organisationens övriga verksamhet.
Samordnarna underlättar och stöder teamets arbete.

 

Nödvändig kunskap och kompetens: Kompetens behövs särskilt inom förändringsledning. Närmaste chefer spelar en viktig roll i att stödja arbetstagarna under utbildningen och det
inledande skedet av användningen av metoden.

 

Läs mer om implementeringsteamen.

Vad ska man beakta vid ledning av implementering?

• Se till att det är tydligt för alla vad, varför och hur implementeringsprocessen följs upp.
• Stöd personalens motivation, kompetens och användningsmöjligheter i tillräcklig utsträckning.
• Ge ömsesidig respons och reagera på den genom att genomföra nödvändiga och möjliga ändringar i implementeringsplanen och dess genomförande.
• Föregå med gott exempel på alla nivåer av ledarskap: intresse och engagemang börjar från högsta ledningen. Se till att implementeringen av metoden upplevs som en gemensam sak.
• Ge förändringen tid och ta itu med utmaningarna med förståelse: implementeringen av en ny metod sker inte på nolltid.

Hur följer man upp användningen av metoden?

Den kunskap som samlas om användningen av metoden och framstegen i implementeringen följs upp i enlighet med implementeringsplanen. Reagera på kunskapen och gör vid behov ändringar i
planen eller till exempel i anvisningarna för registrering.

 

Genomförande av uppföljning och verktyg

• Säkerställ att man samlar tillförlitlig och aktuell information om användningen av metoden.
• Även annan information om metodens användning än den som ackumuleras i systemen är värdefull. Till exempel på veckomöten eller i kafferumsdiskussioner kan man diskutera vad arbetstagarna tänker om hur metoden ska användas.

 

Dokumentation i kunddatasystemet

• Se till att arbetstagarna får utbildning och anvisningar om hur metoden används och den kod som behövs för registrering i den nationella uppföljningen.
• Om metoden har en åtgärdskod kan den information som samlas in om användningen av metoden följas i lägesbilden för mentalvårdstjänster som utvecklats av Itla och Institutet för hälsa och välfärd.

Verktygslåda

• Åtgärdslista för genomförandefasen: kontrollera de viktigaste åtgärderna i fasen. Öppna åtgärdslistan (pdf).

• Genomförandefasens samtalskort för chefen: hjälper till att stödja arbetstagarna och samla in observationer. Öppna samtalskortet (pdf).

• Genomförandefasens samtalskort för implementeringsteam: stöder implementeringsteamensarbete. Öppna samtalskortet (pdf).