Innehåll
Hur förbereder man sig för att implementera en metod?
Under förberedelsefasen skapar och säkerställer organisationen de strukturella förutsättningarna för att implementera metoden, såsom personalresurser och uppföljningsstrukturer.
Att involvera arbetstagarna i planeringen och förberedelserna inför implementeringen ökar den gemensamma förståelsen för betydelsen av implementeringen och dess genomförande. Arbetstagarna får värdefull kunskap om metodens användningsmiljö och kundernas behov.
I detta skede finns det ingen anledning att skynda sig, eftersom satsningar på förberedelser och planering ökar sannolikheten för en lyckad implementering. En väl planerad och förberedd implementering är mer än hälften gjort!
1. Upprättande av en implementeringsplan
En väsentlig del av förberedelserna är att upprätta en implementeringsplan. Det är en skriftlig handlingsplan som syftar till att konkret styra implementeringen av den nya metoden i organisationen.
I planen beskrivs arbetsfördelning och ansvarsområden, grundläggande information om metoden som ska tas i bruk, målen för användningen av metoden, utbildningsplanen samt möjliga drivkrafter och hinder.
Planen hjälper till att säkerställa att metoden implementeras på ett kontrollerat sätt och planmässigt sätt. Den ska granskas regelbundet och vid behov uppdateras.
2. Förberedelser för metodutbildningen
Utbildningen i metoden ska planeras i samarbete med alla enheter som deltar i utbildningen. Tidpunkten för utbildningen bör övervägas noggrant i förhållande till andra förändringar och evenemang i organisationen, så att de anställda som deltar i utbildningen har tid att anamma det nya arbetssättet.
Det är viktigt att göra upp en plan för utbildningarna som innehåller:
- Hela utbildningens innehåll, såsom utbildningsdagar, möjlig metodhandledning och kundarbete som ingår i utbildningen.
- Planerade utbildningstillfällen för nyanställda som kommer in i organisationen senare.
- Uppskattade tidpunkter för repetitions- och fortbildningar för de som utbildats i metoden.
Utöver den egentliga utbildningen kan arbetstagarna ha nytta av mer långvarigt stöd. Det kan till exempel genomföras som metodhandledning, friformigt mentorskap eller kamratdiskussioner där de anställda kan fördjupa sin kompetens tillsammans.
På så sätt kan man även utnyttja erfarenheterna och kompetensen hos de anställda som använt metoden under en längre tid.
Hur väljer man ut de arbetstagare som ska utbildas i den nya metoden?
Beakta åtminstone följande vid valet:
- Förutsättningar för deltagande i utbildningen som fastställts av metodens utbildare (t.ex. bakgrundsutbildning eller kompetens).
- Arbetstagaren ska ha tid och motivation att använda metoden.
- Arbetstagaren har kunder som passar målgruppen.
- Arbetstagaren kan förbinda sig till utbildningen och användning av metoden.
- Arbetstagaren använder inte för många metoder samtidigt.
3. Identifiering drivkrafter och hinder för implementeringen
Framgången med implementeringen av metoderna beror avsevärt på hur väl man redan under förberedelserna kan identifiera och beakta faktorer som främjar och fördröjer implementeringen.
Faktorer som främjar implementeringen av metoden kan till exempel vara kopplade till att man i arbetsgemenskapen tillsammans har identifierat ett behov av en ny metod, att man redan har befintlig metodkompetens eller att implementeringen av metoden upplevs som inspirerande.
Faktorer som främjar implementeringen är betydande resurser för arbetsgemenskapen och organisationen som stöder att implementeringsprocessen lyckas.
Faktorer som fördröjer implementeringen kan till exempel bero på att den metod som tas i bruk inte upplevs lämplig för den tänkta användningsmiljön eller att det upplevs svårt att anpassa användningen av den nya metoden till andra arbetsuppgifter.
Identifiering av fördröjningsfaktorer hjälper till att förutse eventuella utmaningar och risker i samband med implementeringen. Vanligtvis uppnås bästa möjliga resultat om dessa löses i förväg i samarbete mellan chefen och arbetstagarna.
4. Listning av implementeringsstrategier, dvs. åtgärder
I implementeringsplanen lönar det sig också att lista implementeringsstrategier med hjälp av vilka metoden kan tas i bruk på ett framgångsrikt sätt. Implementeringsstrategier är åtgärder för att genomföra en systematisk implementering.
Åtgärderna kan lösa faktorer som fördröjer implementeringen, men också stärka faktorer som främjar det.
Många av åtgärderna är vanliga när det gäller planering av implementering, ledarskap och konkret arbete, såsom ordnande av utbildningar, säkerställande av metodhandledning eller anskaffning av arbetsredskap.
Vilka åtgärder som krävs varierar emellertid beroende på organisation och vilken metod som används. De bäst fungerande åtgärderna hittas tillsammans genom diskussion och övervägande. I takt med att metoden tas i bruk kan de valda åtgärderna också preciseras eller ändras.
Grundpelarna i implementering
Huvuduppgifter:
- upprätta en implementeringsplan
- förbereda implementeringen tillsammans med närmaste chefer och anställda
- identifiera och beakta faktorer i förberedelserna som främjar och fördröjer implementeringen av metoden
Ansvar: Ledningens arbetsgrupp inleder utarbetandet av implementeringsplanen och utser ett implementeringsteam. Implementeringsteamet fortsätter att fylla i implementeringsplanen samt
förbereda och genomföra implementeringen av metoden. Samordnarna stöder denna övergång och fortsätter att arbeta med implementeringsteamet.
Nödvändig kunskap och kompetens: Kompetens och kunskap behövs särskilt inom förändringsledning, kommunikation samt tjänsternas vardag och verksamhet, såsom kundorientering, lokalarrangemang och arbetstagarnas arbetsbeskrivningar. I implementeringsteamet ska delta anställda som utbildas i metoden samt deras närmaste chefer.
- Man identifierar de faktorer som främjar och hindrar implementeringen av den psykosociala metoden och planerar åtgärder för dem. Vilka saker är redan i ordning? Vilka saker behöver förstärkning och stöd?
- Fokus på motiverande kommunikation med följande huvudprinciper:
- tydlighet i förändringsprocessen och dess mål
- identifiera befintlig kompetens och bygga vidare på den
- uppskattning av arbetstagarnas yrkesskicklighet
- All kommunikation som gäller implementering av metoden bör vara interaktiv.
I förberedelsefasen övergår man även i fråga om uppföljningen till planering och möjliggörande av implementeringen. Uppföljningen av användningen av den nya metoden bör integreras i den övriga
helheten av kunskapsbaserad ledning.
Genomförande av uppföljning och verktyg
- Planera och anteckna i implementeringsplanen hur informationen som ansamlas om användningen av metoden samlas in, analyseras och utnyttjas samt hur den kommuniceras.
- Utred vilka åtgärder som krävs för att ta i bruk möjliga mätare innan metoden börjar användas.
Dokumentation i kunddatasystemet
- Säkerställ att användningen av metoden kan registreras på överenskommet sätt i kunddatasystemet.
- Vid behov uppdateras eller upprättas en anvisning för registrering av användningen av metoden. Om en kod som behövs för nationell uppföljning har fastställts för metoden (t.ex. åtgärdskod), ska anvisningarna även innehålla anvisningar för hur den ska registreras.
Verktygslåda
- Åtgärdslista för förberedelsefasen: kontrollera de viktigaste åtgärderna i fasen. Öppna åtgärdslistan (pdf).
- Förberedelsefasens samtalskort för chefen: hjälper till att stödja medarbetarna och samla in observationer. Öppna samtalskortet (pdf).
- Förberedelsefasens samtalskort för implementeringsteam: stöder implementeringsteamens arbete. Öppna samtalskortet (pdf).
- Implementeringsplanen: styr implementeringen av metoden i organisationen. Öppna implementeringsplanen (pdf).
- Identifierings- och lösningsverktyget för identifiering av hinder: hjälper att identifiera hinder i implementeringen och hitta åtgärder för att lösa dem. Öppna identifierings- och lösningsverktyget (pdf).