Hur börjar man kartlägga behov och metoder?

När en psykosocial metod implementeras systematiskt ger den många fördelar: barn och unga får den hjälp de behöver för att stödja sin psykiska hälsa, organisationens resurser används på ett förnuftigt sätt och den implementerade metoden förblir i bruk på lång sikt.

Implementeringen av en ny metod kräver flera år av systematiskt, långsiktigt och engagerat arbete, och det går inte alltid att definiera en tydlig början eller ett tydligt slut för processen. Att anamma och integrera metoden som en del av arbetet tar tid, vilket man bör förbereda sig på.

Implementeringen av metoder kräver också ett omfattande samarbete mellan olika yrkespersoner. En gemensam och delad förståelse för metoden, dess behov och processens framskridande främjar implementeringen och förankringen av metoden.

1. Identifieringen av ett behov

Kartläggningsfasen inleds när ett behov identifieras i välfärdsområdet eller i en annan organisation, och man strävar efter att lösa behovet med hjälp av en psykosocial metod. Behovet kan till exempel gälla att stärka barns, ungas eller familjers psykiska hälsa eller sociala färdigheter.

Vid identifieringen av behovet kan man utnyttja epidemiologisk kunskap, uppföljningsstatistik samt den senaste forsknings- och enkätinformationen. Kunskap om behovet kan också samlas via mer informella vägar.

2. Kartläggning av potentiella metoder

Metoder som motsvarar det identifierade behovet bör kartläggas noggrant.

Vid kartläggning av metoder är det viktigt att utreda vilken målgrupp metoden är avsedd för, vilken kunskap om metodens användbarhet som finns tillgänglig och hur lämplig den bedöms vara för den planerade användningsmiljön. Många av metoderna har utvecklats utomlands, varför är det viktigt att säkerställa att de lämpar sig för den finländska kulturen och tjänsterna.

Metoden ska också vara väl beskriven så att man vet vilken typ av metod man håller på att ta i bruk. I beskrivningen ska åtminstone metodens målgrupp, mål och genomförandesätt framgå. Det är också bra att utreda det stöd som metodägaren erbjuder för implementeringen.

Det kan hända att det redan finns en metod i bruk i området för det identifierade behovet och att det inte är nödvändigt att implementera en ny metod. Då kan stärkande av den befintliga kompetensen till exempel genom repetitionsutbildningar eller fortbildningar svara på behovet.

3. Val av metod

När behovet har identifierats och kartläggningen av de tillgängliga metoderna har gjorts kan man gå vidare till valet av metod.

Valet av metod som ska implementeras kan ses ur många olika perspektiv. Den högre ledningen och cheferna kan ha olika perspektiv som grund för valet än anställda, kunder eller forskare. Beslutet om vilken metod som ska tas i bruk bör därför fattas i ett omfattande samarbete.

Beslutet om implementeringen av en metod kan fattas när det har säkerställts att metoden är effektiv och användbar för rätt målgrupp, lämplig för användningsmiljön och svarar på det fastställda behovet. Vid valet av metod beaktas att behov, metod och tillgängliga resurser överensstämmer.

Genom anpassning, det vill säga systematisk bearbetning av en metod, kan metodens lämplighet för tjänster förbättras. Läs mer om anpassning här.

Information om psykosociala metoder finns hos nationella aktörer, såsom:

• Itla, Tidig insats, metodbanken
• THL (Institutet för hälsa och välfärd), interventioner för barn och unga
• Metodernas utbildare, leverantörer och vidmakthållare
• God medicinsk praxis-rekommendationer
• Utvärdering av HYTE-verksamhetsmodeller, Institutet för hälsa och välfärd
• Hotus-vårdrekommendationer
• Hälso- och sjukvårdens serviceutbud, social- och hälsovårdsministeriet

Itlas Tidig insats producerar evidensbaserad kunskap om psykosociala metoders effektivitet. Bekanta dig med metodbanken.

4. Skapande av implementeringsteam

I början av implementeringen av metoden lönar det sig att bilda två implementeringsteam, dvs. arbetsgrupper, vars uppgift är att planera, delta och ansvara för valet, implementeringen och uppföljningen av användningen av den psykosociala metoden.

Med hjälp av implementeringsteamen är det mer sannolikt att metoden kan implementeras framgångsrikt och bli en inrotad del av organisationens verksamhet.

Både i litteraturen och i samarbete med välfärdsområdenas experter har man identifierat två olika slags implementeringsteam som stöder implementeringen av metoder:

• Ledningens arbetsgrupp
  • ansvarar för processerna för implementering av metoder
  • beslutar om vilka metoder som ska implementeras
  • ansvarar för att vidmakthålla och följa upp användningen av metoder som en del av ledarskapet.

• Implementeringsteam
  • planerar och genomför implementeringen av en metod.

Läs mer om hur du kan bilda båda teamen.

5. Bedömning av organisationens förändringsberedskap

Implementeringen av en ny metod innebär alltid en förändring av organisationens verksamhets- och arbetssätt, och beredskapen för förändring varierar beroende på organisationens situation. Man kan tala om organisationens förändringsberedskap, vilket innebär dess förmåga, vilja och resurser att genomföra den förändring som implementeringen förutsätter.

En del av kartläggningsfasen för implementeringen av metoden är att stanna upp för att bedöma om det finns förutsättningar för att implementeringen av den nya metoden ska lyckas just nu. När man utvecklar mycket händer det lätt att man samtidigt tar i bruk många nya metoder eller verksamhetsmodeller.

Det kan också hända att flera introduktionsprocesser pågår i samma arbetsenhet och att arbetstagarna upplever att de inte kan fokusera på att ta till sig det nya som de skulle önska.

Olika dimensioner av organisationens förändringsberedskap

• Psykologisk beredskap: I organisationen måste det råda en gemensam förståelse för att metoden, och därmed förändringen, är nödvändig. En framgångsrik implementering stöds av att arbetstagarna upplever att förändringen och metoden stöder deras eget arbete och ger fördelar för kunderna.

• Strukturell beredskap: Tillgängliga resurser i organisationen, såsom tid, IT-lösningar, budget och personal som är nödvändiga för att genomföra förändringen.

• Kulturell beredskap: Organisationens kultur, vanor och värderingar. En flexibel och innovativ organisationskultur gör det lättare att omfamna förändring, medan stela och rigida rutiner kan fördröja processen.

6. Kostnadsberedskap

Implementeringen av en metod förutsätter att man förbereder sig på olika kostnader som man ska beakta och förbereda sig på när man förbereder implementeringen. Kostnaderna kan variera beroende på organisation och vilken metod som implementeras.

När man fattar beslut om att implementera en metod är det viktigt att vara medveten om vilka kostnader som är väsentliga och hur man kan samla in kunskap om dem under implementeringsprocessen.

Direkta och indirekta kostnader

De mest uppenbara kostnaderna är de direkta kostnaderna som är kopplade till personalresurser, utbildning i metoden samt olika upphandlingar eller nödvändiga tekniska lösningar.

Utöver de direkta kostnaderna medför implementeringen av en metod indirekta kostnader när arbetstagarnas arbetstid används för utbildning och metodhandledning eller när kundmöten inte genomförs som vanligt och köer kan uppstå. Ledning och planering av implementeringen tar upp de inblandade aktörernas tid.

Hur implementeringen genomförs påverkar kostnaderna

Det hur implementeringen genomförs kan påverka uppkomsten av kostnader. I olika skeden av implementeringen kan man fundera på vilket sätt som är mest ekonomiskt och effektivast att genomföra implementeringen.

Det är bra att se implementeringen som en investering i framtiden. Fördelarna med en väl genomförd implementering framkommer senare bland annat som hälsofördelar för kunderna eller som en förstärkning av välbefinnandet.

Kostnader som ska beaktas vid implementeringen

• Personalresurser: antal utbildade anställda, arbetstid för utbildning i metoden och personalresurser som behövs för att använda metoden i sin helhet

• Stöd för implementering: deltagande- och resekostnader som uppstår på grund av utbildning, kostnader för metodhandledning samt t.ex. arvoden för externa utbildare

• Anskaffningar och kostnader för vidmakthållande: utrustning, lokaler, tekniska lösningar och nödvändig programvara samt deras möjliga uppdaterings- och integrationsbehov i andra program som används

• Materialkostnader: material som ska delas ut till anställda och kunder eller som behövs för kommunikation

Grundpelarna i implementering

Vilken roll har implementeringsteamen i kartläggningsfasen?

Huvuduppgifter:

• identifiera behovet som man söker en lösning på med hjälp av metoden
• kartlägga tillgängliga metoder och välja den lämpligaste
• bedöma organisationens beredskap att implementera metoden och vidmakthålla den på lång sikt

 

Ansvar: Ledningens arbetsgrupp fattar beslut om vilken metod som ska implementeras. Samordnarna underlättar och stöder verksamheten av ledningens arbetsgrupp samt förbereder möten vid behov. Arbetsgruppen kan träffas sällan.

 

Nödvändig kunskap och kompetens: Till stöd för beslutsfattandet behövs kunskap och kompetens särskilt om evidensbaserade psykosociala metoder, organisationens strategi, resurser, implementering, tjänsternas innehåll, kundvägar samt arbetstagarnas kompetens och tilläggsutbildningar.

 

Läs mer om implementeringsteam.

Vad ska man beakta vid ledning av implementering?

• Säkerställa att det finns tillräckligt med tid och resurser för att implementera den nya metoden och att den inte belastar arbetstagarna eller cheferna för mycket.
• Utreda organisationens och personalens egen kompetens, motivation och möjligheterna att använda den nya metoden.
• Kommunicera öppet och tydligt om den pågående förändringen så att det är tydligt för personalen vart man är på väg, hur och varför.
• Visa uppskattning för personalen genom att höra deras erfarenheter och åsikter.

Hur förbereder man sig för uppföljning av metodens användning?

Kartlägga vilka färdigheter organisationen har och vad som behövs för att följa upp implementeringen och användningen av den nya metoden.

 

Uppföljningen genomförs i samarbete med experter inom organisationens informationsadministration.

 

Genomförande av uppföljning och verktyg

• Utreda vilken information som metodägaren eller utbildaren samlar in och hanterar.
• Utreda vilka mätare som krävs för att använda metoden och vilka andra mätare som behövs.
• Kartlägga hur man kan samla in feedback från både anställda och kunder under implementeringen.
• Kartlägga även andra sätt att  samla in information och möjligheter som kan utnyttjas utöver den information som samlas i datasystemen.

 

Dokumentation i kunddatasystemet

• Kontrollera om metoden har en kod som behövs för nationell uppföljning. I hälso- och sjukvårdstjänsterna används ordet åtgärdskod för att identifiera åtgärder som genomförs av en yrkesperson. På motsvarande sätt används ordet kod i de strukturella dokumentationsanvisningarna för socialvårdtjänster för att precisera innehållet i en serviceuppgift. Mer information om koderna finns på THL:s webbplats.
• Utreda om det finns färdiga anvisningar för dokumentation av användningen av metoden antingen inom välfärdsområdet eller nationellt.

Verktygslåda

• Kartläggningsfasens åtgärdslista: kontrollera de viktigaste uppgifterna i fasen. Öppna åtgärdslistan (pdf).

• Kartläggningsfasens samtalskort för chefen: hjälper till att stödja medarbetarna och samla in observationer. Öppna samtalskortet (pdf).

• Kartläggningsfasens samtalskort för implementeringsteam: stöder implementeringsteamens arbete. Öppna samtalskortet (pdf).

• Metodradar: underlättar bekantskap med metoder och verksamhetsmodeller. Öppna 1) Sammanställningsformuläret för metodradarn (pdf) och 2) Frågeformuläret för metodradarn (pdf).

• Rumstavla: Vad är fördelarna med en systematisk implementering? Öppna rumstavlan (pdf).

Gå till nästa steg