1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Itsenäisyyden juhlavuoden lastensäätiö sr. (Itla)
Siltasaarenkatu 8-10
00530 Helsinki
Rekisterin yhteyshenkilö:
Kirsi Campello, kirsi.campello@itla.fi
+ 358 406301633
Säätiön tietosuojavastaava:
Kaisa Lamminen, kaisa.lamminen@itla.fi
+358 407782826
2. Käytettävät tietojärjestelmät
Mailchimp, Webropol, Microsoft SharePoint, Microsoft Teams
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja säilytysaika
Sidosryhmärekisterin henkilötietoja käsitellään sidosryhmäyhteistyön hoitamiseen, asiointiin, viestintään, markkinointiin, palveluiden kehittämiseen, uutiskirjeen lähettämiseen sekä muihin sidosryhmäsuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen liittyviin toimenpiteisiin. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä seurantaan ja tilastollisiin tarkoituksiin liittyen. Viestintää voidaan toteuttaa sähköisesti ja kohdennettuna.
Rekisteriin tallennetaan alla olevia tietoja rekisteröidystä:
- etu- ja sukunimi
- asema
- organisaatio
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- osoite
- kuuluminen uutiskirjeen jakelulistalle
- mahdolliset ryhmittelytiedot
- henkilötietojen lisäyspäivä ja peruste
Sidosryhmärekisteriä käyttää ainoastaan Itlan henkilöstö, joka tarvitsee tietoja työtehtäviensä hoitamiseen.
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Itlan sidosryhmärekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on sopimus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu (markkinointi).
5. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille. Sidosryhmäyhteistyön hoitamiseksi Itla voi luovuttaa rekisterin tietoja tahoille, joiden kanssa se on tehnyt yhteistyö- tai yhteiskehittämissopimuksen silloin kun luovuttamiselle on peruste, esimerkiksi yhteisen tapahtuman järjestäminen.
Henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA alueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin Itlan käyttämien palveluiden sisällä siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, mutta ainoastaan sellaisissa palveluissa, jotka takaavat eurooppalaisen tietosuoja-asetuksen mukaisen tietosuojan tason, kun tietoa liikutellaan globaalissa infrastruktuurissa (esimerkiksi Google, Microsoft, MailChimp, Survey Monkey).
6. Tietojen alkuperä
Rekisteriin talletettavat tiedot saadaan:
- ensisijaisesti asianosaiselta itseltään
- asianosaisen organisaation edustajalta yhteistyön aikana
- uutiskirjeen tilaamisen, arvontaan tai kyselyyn osallistumisen yhteydessä
- aseman perusteella työtehtäviin tai asemaan perustuen
7. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet (kun perusteena sopimus ja oikeutettu etu):
- oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
- oikeus saada tutustua tietoihin
- oikeus poistaa tietoja
- oikeus poistaa tiedot (oikeus tulla unohdetuksi)
- oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
- henkilötietojen oikaisua tai poistoa tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus
- oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
- oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta
Mikäli rekisteröity haluaa käyttää oikeuttaa, tulee tämän olla yhteydessä tietosuojavastaavan (kts kohta 1.)
8. Henkilötietojen suojaamisen periaatteet
Rekisteriä säilytetään sähköisesti Itlan Sharepoint-ympäristössä. Tietojärjestelmiin on jokaisella käyttäjällä henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana ja kirjautuminen vaatii kaksivaiheisen tunnistautumisen.