Sisältö
Miten menetelmän käyttämistä asiakastyössä voi tukea?
Toteutusvaiheessa on tärkeää keskittyä tukemaan psykososiaalisen menetelmän käyttöönoton etenemistä ja sen onnistumista eri tavoin.
Menetelmän käytön alkaessa muutos käy todeksi, jolloin uudet tekijät voivat edistää tai hidastaa käyttöönottoa. Sen vuoksi tässä vaiheessa saattaa olla tarpeen tehdä tarkennuksia käyttöönottosuunnitelmaan.
1. Esihenkilöt tukevat työntekijöitä muutoksessa
Lähiesihenkilöiden merkitys korostuu toteutusvaiheessa, sillä he toimivat linkkinä ylemmän johdon ja työntekijöiden välillä. Heidän tehtävänään on varmistaa, että työntekijöillä on todellisuudessa mahdollisuus käyttää menetelmää osana työtään.
Esihenkilö voi tukea työntekijöitä menetelmän käytössä paitsi tarjoamalla apua ja ohjausta käytännön asioihin myös innostamalla ja motivoimalla heitä menetelmän käyttöön.
Keskustelumahdollisuudet ja esihenkilön osoittama kiinnostus tukevat työntekijöitä uuden menetelmän käytön alkutaipaleella. Säännöllinen vuorovaikutus varmistaa, että tavoitteet pysyvät mielessä ja mahdollisista muutostarpeista päästään keskustelemaan.
Työntekijöiden kokemusten kuuntelu ja huomiointi on tärkeää. Menetelmän käyttöön liittyviä kokemuksia voi kerätä systemaattisesti esimerkiksi kyselyillä tai osana tiimipalavereita, mutta myös arkisissa kohtaamisissa.
2. Viestinnällä voidaan rakentaa luottamusta
Uudesta menetelmästä ja sen käyttöönotosta tulee viestiä monipuolisesti ja laajasti. Viestintä ei saa jäädä pelkkään tiedottamiseen, vaan sen tulee olla vuorovaikutteista, jatkuvaa ja monikanavaista.
Oleellista on kerätä palautetta säännöllisesti, kuunnella työntekijöitä ja eri sidosryhmiä ja luoda tilaa avoimelle keskustelulle. Tällä tavoin työntekijöiden ja eri sidosryhmien huolet voidaan tunnistaa riittävän varhaisessa vaiheessa, jolloin luottamus organisaation kykyyn viedä muutosta eteenpäin vahvistuu.
3. Yhteistyö muutosagenttien kanssa
Muutosagentit ovat organisaation työntekijöitä, jotka edistävät uuden menetelmän käyttöönottoa puhumalla sen puolesta ja näyttämällä itse esimerkkiä.
Omalla innostuksellaan muutosagentit lisäävät muidenkin motivaatiota ja sitoutumista menetelmän käyttöön, kun he kertovat, mitä menetelmästä tiedetään, miten he ovat menetelmää käyttäneet ja millaisia hyötyjä menetelmän käytöstä on odotettavissa.
Muutosagenttien vahvuus on siinä, että he ovat lähellä arkea ja ymmärtävät paremmin työntekijöiden näkökulmaa. Heidän on helpompi huomata, milloin työntekijät kaipaavat kannustamista ja tukea menetelmän käyttöön.
Esihenkilön kannattaa tehdä yhteistyötä muutosagenttien kanssa ja kuulla heidän esiin tuomia huomioita.
4. Tuki menetelmän ylläpitäjältä
Menetelmän käyttöönottoon ja käyttöön voi saada ulkoista tukea esimerkiksi menetelmän ylläpitäjältä. Yhteistyö menetelmän ylläpitäjän kanssa toteutusvaiheessa tukee käyttöönoton onnistumista.
Menetelmäkoulutusten lisäksi ylläpitäjät tuottavat monesti erilaisia materiaaleja, joita menetelmän käytössä tai siitä viestimisessä tarvitaan. He myös toteuttavat täydennys- ja kertauskoulutuksia menetelmäosaajille.
Tuki voi olla erilaista riippuen menetelmästä – joidenkin menetelmien ylläpitäjät tarjoavat vain menetelmäkoulutusta ja siihen liittyvää materiaalia, kun taas toiset tarjoavat aktiivisempaa käyttöönoton tukea ja verkostoja.
Käyttöönoton tukipilarit
Mikä on implementointitiimien rooli toteutusvaiheessa?
Tärkeimmät tehtävät:
- seurata koulutusten etenemistä
- seurata menetelmän käyttöä
- varmistaa tarpeellinen tuki työntekijöille menetelmän käyttöön
Vastuut: Käyttöönottotiimin tulee tavata säännöllisesti ja olla valmis reagoimaan nopeastikin esiin nousseisiin haasteisiin. Tämä vaatii työajan suunnitelmallista varaamista käyttöönottotiimin tehtäviin, mikä tulee huomioida organisaation muussa toiminnassa. Koordinaattorit fasilitoivat ja tukevat tiimin työskentelyä.
Tarvittava tieto ja osaaminen: Osaamista tarvitaan erityisesti muutosjohtamisesta. Lähiesihenkilöt ovat tärkeässä roolissa tukemassa työntekijöitä koulutuksen ja menetelmän käytön alkuvaiheen aikana.
Mitä huomioida käyttöönoton johtamisessa?
- Huolehditaan, että kaikille on selvää, mitä, miksi ja miten käyttöönottoprosessia seurataan.
- Tuetaan henkilöstön motivaatiota, osaamista ja käyttömahdollisuuksia riittävästi.
- Annetaan palautetta vastavuoroisesti ja siihen reagoidaan toteuttamalla tarvittavia ja mahdollisia muutoksia käyttöönottosuunnitelmaan ja sen toteutukseen.
- Johdetaan esimerkillä kaikilla eri johtamisen tasoilla: kiinnostus ja sitoutuminen lähtee ylimmästä johdosta saakka. Huolehditaan siitä, että menetelmän käyttöönotto koetaan yhteiseksi asiaksi.
- Annetaan muutokselle aikaa ja suhtaudutaan haasteisiin ymmärryksellä: uuden menetelmän ottaminen käyttöön ei tapahdu hetkessä.
Miten seurata menetelmän käyttöä?
Menetelmän käytöstä ja käyttöönoton edistymisestä kertyvää tietoa seurataan käyttöönottosuunnitelman mukaisesti. Tietoon reagoidaan ja tarvittaessa suunnitelmaan tai esimerkiksi kirjaamisohjeisiin tehdään muutoksia.
Seurannan toteuttaminen ja välineet
- Varmistetaan, että menetelmän käytöstä kertyy luotettavaa ja ajantasaista tietoa.
- Myös muu kuin järjestelmiin kertyvä tieto menetelmän käytöstä on arvokasta. Esimerkiksi viikkopalavereissa tai kahvihuonekeskusteluissa voidaan keskustella siitä, mitä ajatuksia työntekijöillä on menetelmän käytöstä.
Kirjaaminen asiakastietojärjestelmään
- Huolehditaan, että työntekijät saavat koulutuksen ja ohjeistuksen menetelmän käytön ja kansalliseen seurantaan tarvittavan koodin kirjaamiseen.
- Menetelmän käytöstä kertyvää tietoa voidaan seurata Itlan ja THL:n kehittämästä mielenterveys- ja päihdepalveluiden tilannekuvasta, jos menetelmällä on toimenpidekoodi.
Työkalupakki
- Toteutusvaiheen tehtävälista: tarkista vaiheen keskeiset tehtävät. Avaa tehtävälista (pdf).
- Toteutusvaiheen keskustelukortti esihenkilölle: auttaa tukemaan työntekijöitä ja keräämään havaintoja. Avaa keskustelukortti (pdf).
- Toteutusvaiheen keskustelukortti implementointitiimeille: tukee implementointitiimien työskentelyä. Avaa keskustelukortti (pdf).