Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida rekisteröityjä selkeällä tavalla.

1. Käsittelyn tarkoitus

Näkymä – digitaalinen tilannekuva -työkalu on Itsenäisyyden juhlavuoden lastensäätiön (Itla), sekä Itlan yhteistyötahojen kehittämä tiedolla johtamisen prosessityökalu. Katso palvelun käyttäjien ja yhteistyötahojen päivittyvä lista sivun alaosasta. 

Työkalun avulla kerätään ja kirjataan anonyymejä havaintoja tietyllä alueella asuvien lasten, nuorten ja perheiden arjesta. Havaintoja ovat kaikenlaiset arjen tilanteet, niin huolenaiheet kuin pärjäävyydestä kertovat asiat. Havaintojen avulla voidaan tunnistaa alueellasi merkityksellisiä ajankohtaisia ilmiöitä, ennakoida palveluiden kysyntää ja tunnistaa ehkäisevän työn mahdollisuuksia.    

Työkaluun alueelta kertyviä havaintoja yhdistetään tekoälyn avulla olemassa olevaan, avoimeen tilastotietoon huomionarvoisten ilmiöiden tunnistamiseksi. Ilmiöiden pohjalta rakennetaan monialaisia kehittämistoimenpiteitä alueen lasten, nuorten ja perheiden hyvinvoinnin ja arjessa pärjäämisen vahvistamiseksi.   

Työkalu toimii alueilla palveluiden johtamisesta ja koordinoinnista vastuussa olevien henkilöiden ja eri toimijoiden välillä ketteränä palautekanavana. Lisätietopyyntöjen avulla voidaan syventää ymmärrystä havainnoista ja ilmiöistä. Työkalun kautta voidaan joukkoistetusti kerätä palautetta liittyen meneillään oleviin toimenpiteisiin ja aloitteisiin tai tarkasteltavan ilmiön kehityksen suuntaan. 

2. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjänä toimii 

Itsenäisyyden juhlavuoden lastensäätiö sr. (Itla) 

Siltasaarenkatu 8-10 

00530 Helsinki 

info@itla.fi 

3. Käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyperusteena on EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja GDPR -sopimus.  

Henkilötietojen luovutus perustuu henkilörekisterinpitäjänä toimivan Itlan oikeutettuun etuun. Henkilötietojen käsittely voi olla rekisterinpitäjän oikeutetun edun mukaista esimerkiksi silloin, kun tämän ja rekisteröidyn välillä on jokin merkityksellinen suhde. Rekisteröity toimii Itlan ylläpitämän Näkymä -työkalun käyttäjäorganisaation työntekijänä. Työntekijä toimii työsuhteessa käyttäjäorganisaation kanssa ja työnkuvan määrittelyn yhteydessä on määritelty tehtävän sisältävän moderaattorin tehtävät Näkymä -työkalussa.  
 

4. Yhteyshenkilöt

Mari Hirvonen ja Tiina Ristikari 

Siltasaarenkatu 8-10 

00530 Helsinki 

Sähköposti: etunimi.sukunimi@itla.fi 

Kehittämistyötä johtaa tutkimusprofessori kehitysjohtaja Tiina Ristikari. 

Tietosuojaa koskevat yhteydenotot ja pyynnöt voi tehdä osoitteeseen info@itla.fi tai Itsenäisyyden juhlavuoden lastensäätiö, Siltasaarenkatu 8-10, 00530 Helsinki. 

5. Henkilötietoryhmät ja tietolähteet 

Työkalun taustajärjestelmän pääkäyttäjän eli adminin tai moderaattorin rooli myönnetään valikoiduille henkilöille, joista rekisterinpitäjälle syntyy henkilötietorekisteri. Henkilötietorekisteri sisältää työkalun taustajärjestelmän käyttäjien sähköpostiosoitteet, jotka kerätään käyttöoikeuksien myöntämisen yhteydessä. Sähköpostiosoitteiden avulla kirjaudutaan taustajärjestelmään. Kukin henkilö ja henkilön sähköpostiosoite saa tietyt määritellyt käyttöoikeudet sen mukaan, millaisessa roolissa hän toimii. Taustajärjestelmään kirjaudutaan sähköpostiosoitteella. Sähköpostiosoitteen syöttämisen jälkeen järjestelmä lähettää linkin kyseessä olevaan sähköpostiosoitteeseen, jonka kautta käyttäjä pääsee kirjautumaan Näkymän taustajärjestelmään. Kirjautumislinkki on voimassa 30 minuuttia.  Henkilötietorekisterissä olevia tietoja säilytetään niin kauan, kun henkilö käyttää aktiivisesti työkalun taustajärjestelmää. Henkilötieto poistetaan, kun henkilö ei enää toimi admin/moderaattori roolissa. Järjestelmään ei tallennu muuta henkilötunnistetietoa. Admin/moderaattorin roolissa toimivat henkilöt koulutetaan taustajärjestelmän käyttöön. Koulutus sisältää painotuksen havaintojen käsittelyn prosessiin ja tiedon anonyymiin käsittelyyn ja julkaisuun. 

Havaintotietojen kerääminen perustuu suostumukseen. Havaintojen keräämisen käyttöliittymänä toimivien mobiiliapplikaation tai verkkosivuston käyttö ei edellytä rekisteröitymistä eikä henkilötietojen syöttämistä applikaation käyttöönotossa. Applikaatio ei kerää evästeitä tai IP-osoitteita. Käyttöönottovaiheessa applikaatio luo satunnaisen tunnisteen, jonka avulla voidaan tarvittaessa estää tietystä laitteesta lähetettyjä häiriöviestejä tai automatisoituja havaintoja. Mobiiliapplikaation tiedot poistetaan, kun palveluun ei ole kirjauduttu kahteen vuoteen. 

Työkalun taustajärjestelmän käyttäjiä sekä havaintojen keräämiseen tarkoitettujen mobiiliapplikaation ja verkkosivun käyttäjiä ohjeistetaan käyttöönottovaiheessa ja jokaisen havaintokirjaamisen kohdalla siihen, että työkaluun ei kirjoiteta tietoa, joka sisältää henkilöihin yhdistettävää henkilötunnistetietoa kuten nimi, henkilötunnus tai henkilölle tunnusomainen piirre, tekijä tai sitä kuvaileva ilmaisu. Käyttäjän tulee hyväksyä ehdot ja sitoutua siihen, että havainnoista ja ilmiöistä kirjoitettavan tiedon tulee olla anonymisoitua tietoa.  

6. Tietojen luovuttaminen ja mahdollinen siirto EU:n ulkopuolelle  

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötietojen tekninen säilytys tapahtuu EU:n rajojen sisäpuolella. 

Mobiiliapplikaation kautta kertyvä tieto työkalun määritellyn alueen havainnoista siirtyy työkalun taustajärjestelmään ja sitä kautta työkalua käyttävän yhteistyötahona toimivan organisaation, kunnan tai hyvinvointialueen toimijoille, joita velvoittaa salassapitovelvoite.   

Mikäli havainnoista ja ilmiöistä kertynyttä tietoa halutaan käyttää tutkimukseen, tiedon käytöstä tehdään erikseen tutkimuslupahakemus koskien tutkimuksessa käytettäväksi tarkoitettua tietoa. Tutkimuslupahakemus kohdistetaan työkalua käyttävälle organisaatiolle.  

7. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilörekisterissä olevia tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.  

Kertyneitä tietoja koskien havaintoja ja niistä muodostettuja ilmiöitä käytetään käyttäjäorganisaatioiden sisäiseen johtamiseen, toimintojen ja palvelujen kehittämiseen sekä käytössä olevan digitaalisen työkalun, mobiiliapplikaation ja palvelun kehittämiseen. 

8. Julkisuus tai salassapito 

Taustajärjestelmän käyttöönottovaiheessa muodostuva henkilötietorekisteri on salassa pidettävä ja tulee vain rajatun joukon käyttöön. Henkilötietorekisteriin tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Käsittelijöillä on vaitiolovelvollisuus. 

Mobiiliapplikaation kautta aineistoksi kertyvää anonymisoitua havaintotietoa ja siitä muodostettuja ilmiöitä tarkastelee ja käsittelee rajattu joukko käyttäjiä, joita velvoittaa salassapitovelvoite.  

9. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä rekisterinpitäjän edellä mainittuun osoitteeseen. 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy henkilötietoihin sekä pyytää kyseisten tietojen oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä, mikäli kokee että henkilötietoja on käsitelty lainavastaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa tallennetut henkilötiedot ja peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn sekä tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos kokee käsittelyn rikkovan tietosuojalainsäädäntöä. 

Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin ja velvollisuuksiin liittyvissä asioissa on Itsenäisyyden juhlavuoden lastensäätiön tietosuojavastaava, kaisa.lamminen@itla.fi  

10. Henkilötietojen käsittely ja suojaus

Työkalun taustajärjestelmä sijaitsee Hetzner Finland Oy:n omistamalla palvelimella, jota vuokraa ja ylläpitää Itlan sopimustoimittaja Hahmota Oy:n alihankkija VXT Research Oy. Internetsivuston ja käyttäjän tietokoneen välinen yhteys on suojattu SSL-suojauksella. Internetsivustoa käytetään henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.  
 
Työkalun taustajärjestelmässä ei ole yksilökohtaista kävijäseurantaa. Taustajärjestelmässä on Google Analytics seuranta, jonka perusteella nähdään kirjautumisten lukumäärän päivän tarkkuudella. Tilanteessa, jossa työkalun admin/moderaattorin roolissa toimiva Näkymän henkilötietorekisterissä olevan sähköpostiosoitteen haltija tietää tai epäilee sähköpostiosoitteensa tulleen kaapatuksi, Näkymän hallinnoijat voivat poistaa kyseessä olevalta osoitteelta käyttöoikeudet. 

Taustajärjestelmää ja mobiiliapplikaatiota koskevat EU:n yleiset tietoturvallisuusohjeet. Aineiston ja henkilötietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Henkilörekisteriin tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee käsittelemään ja katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Käsittelijöillä on vaitiolovelvollisuus. Kaikkia järjestelmään kertyneitä tietoja (ml. mobiiliapplikaation kautta kertyvää tietoa) ja henkilörekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään voimassa olevan EU:n yleisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. 

---

Palvelun käyttäjät ja yhteistyötahot: 

• Tampereen kaupunki 
• Pirkanmaan hyvinvointialue Pirha 
• Oulun kaupunki 
• Pohjois-pohjanmaan hyvinvointialue Pohde 

• Hahmota Oy 
• VXT Research Oy 
• Pohjoinen osaamis- ja tukikeskus 
• Oulun yliopisto ELITE  
• Oulun yliopisto TST 

Listaus on päivitetty 19.06.2024.