Sisältö
Miten valmistautua menetelmän käyttöönottoon?
Valmisteluvaiheessa organisaatiossa luodaan ja varmistetaan menetelmän käyttöönoton rakenteelliset edellytykset, kuten henkilöstöresurssit ja seurannan rakenteet.
Työntekijöiden mukaan ottaminen suunnitteluun ja käyttöönoton valmisteluun lisää yhteisymmärrystä käyttöönoton merkityksestä ja sen toteuttamisesta. Työntekijöiltä saadaan arvokasta tietoa menetelmän käyttöympäristöstä ja asiakkaiden tarpeista.
Tässä vaiheessa ei ole syytä kiirehtiä, koska valmisteluun ja suunnitteluun panostaminen lisää todennäköisyyttä käyttöönoton onnistumiselle. Hyvin suunniteltu ja valmisteltu käyttöönotto on enemmän kuin puoliksi tehty!
1. Käyttöönottosuunnitelman tekeminen
Olennainen osa valmistelua on käyttöönottosuunnitelman tekeminen. Se on kirjallinen toimintasuunnitelma, jonka tarkoituksena on ohjata konkreettisesti uuden menetelmän käyttöönottoa organisaatiossa.
Suunnitelmassa kuvataan työnjako ja vastuut, perustiedot käyttöönotettavasta menetelmästä, menetelmän käyttöön liittyvät tavoitteet, koulutussuunnitelma sekä menetelmän käyttöönoton mahdolliset edistäjät ja hidastajat.
Suunnitelma auttaa varmistamaan, että menetelmä otetaan käyttöön hallitusti ja suunnitelmallisesti. Sitä tulee tarkastella säännöllisesti ja tarvittaessa päivittää.
2. Menetelmäkoulutuksen valmistelu
Menetelmään liittyvän koulutuksen suunnittelu tulee tehdä yhteistyössä kaikkien koulutukseen osallistuvien yksiköiden kanssa. Koulutuksen ajankohta tulee miettiä tarkkaan suhteessa organisaation muihin muutoksiin ja tapahtumiin, jotta koulutukseen osallistuvilla työntekijöillä on aikaa omaksua uusi työskentelytapa.
Koulutuksista on tärkeä tehdä suunnitelma, joka sisältää:
- Koulutuksen koko sisällön, kuten koulutuspäivät, mahdollisen menetelmäohjauksen ja koulutukseen kuuluvan asiakastyön.
- Myöhemmin organisaatioon tulevien uusien työntekijöiden suunnitellut koulutusajankohdat.
- Menetelmään koulutettujen kertaus- ja täydennyskoulutusten arvoidut ajankohdat.
Varsinaisen koulutuksen lisäksi työntekijät voivat hyötyä pidempikestoisesta tuesta. Se voidaan toteuttaa esimerkiksi menetelmäohjauksena, vapaamuotoisena mentorointina tai vertaiskeskusteluina, joissa työntekijät voivat syventää osaamistaan yhdessä.
Näin voidaan hyödyntää myös pidempään menetelmää käyttäneiden työntekijöiden kokemuksia ja osaamista.
Miten valita työntekijät, jotka koulutetaan uuteen menetelmään?
Huomioi valinnassa ainakin nämä:
- Menetelmän kouluttajan määrittämät edellytykset koulutukseen osallistumiselle (esim. taustakoulutus tai osaaminen).
- Työntekijällä tulee olla aikaa ja motivaatiota menetelmän käyttämiseen.
- Työntekijällä on kohderyhmään sopivia asiakkaita.
- Työntekijä pystyy sitoutumaan koulutukseen ja menetelmän käyttöön.
- Työntekijällä ei ole käytössä liikaa menetelmiä samanaikaisesti.
3. Käyttöönoton edistäjien ja hidastajien tunnistaminen
Menetelmien käyttöönoton onnistuminen riippuu merkittävästi siitä, kuinka hyvin käyttöönottoa edistävät ja hidastavat tekijät osataan tunnistaa ja ottaa huomioon jo valmistelun aikana.
Menetelmän käyttöönottoa edistävät tekijät voivat liittyä esimerkiksi siihen, että työyhteisössä on tunnistettu yhdessä tarve uudelle menetelmälle, siellä on jo olemassa olevaa menetelmäosaamista tai menetelmän käyttöönotto koetaan innostavaksi.
Käyttöönottoa edistävät tekijät ovat merkittäviä työyhteisön ja organisaation voimavaroja, jotka tukevat sitä, että käyttöönottoprosessi onnistuu.
Käyttöönottoa hidastavat tekijät voivat liittyä esimerkiksi siihen, että käyttöönotettavan menetelmän ei koeta soveltuvan ajateltuun käyttöympäristöön tai koetaan, että uuden menetelmän käyttäminen on vaikea sovittaa muihin työtehtäviin.
Hidastavien tekijöiden tunnistaminen auttaa ennakoimaan mahdollisia käyttöönottoon liittyviä haasteita ja riskejä, joiden ratkominen ennakkoon yhteistyössä esihenkilön ja työntekijöiden kesken yleensä tuottaa parhaimman lopputuloksen.
4. Implementointistrategioiden eli toimenpiteiden listaaminen
Käyttöönottosuunnitelmaan kannattaa myös listata implementointistrategioita, joiden avulla menetelmä saadaan onnistuneesti käyttöön. Implementointistrategiat ovat toimenpiteitä, joilla suunnitelmallista käyttöönottoa toteutetaan.
Toimenpiteillä voidaan ratkaista käyttöönottoa hidastavia tekijöitä, mutta myös vahvistaa sitä edistäviä tekijöitä.
Monet toimenpiteistä ovat tavallisia käyttöönoton suunnitteluun, johtamiseen ja konkreettiseen työn tekemiseen liittyviä asioita, kuten koulutusten järjestämistä, menetelmäohjauksen varmistamista tai työvälineiden hankintaa.
Kulloinkin tarvittavat toimenpiteet vaihtelevat organisaation ja käyttöönotettavan menetelmän mukaan. Toimivimmat toimenpiteet löydetään yhdessä keskustellen ja punniten. Menetelmän käyttöönoton edetessä valittuja toimenpiteitä voidaan myös tarkentaa tai muuttaa.
Käyttöönoton tukipilarit
Mikä on implementointitiimien rooli valmisteluvaiheessa?
Tärkeimmät tehtävät:
- tehdä käyttöönottosuunnitelma
- valmistella käyttöönottoa yhdessä lähiesihenkilöiden ja työntekijöiden kanssa
- tunnistaa ja huomioida valmistelussa menetelmän käyttöönottoa edistäviä ja hidastavia tekijöitä
Vastuut: Johdon työryhmä aloittaa käyttöönottosuunnitelman tekemisen ja nimeää käyttöönottotiimin. Käyttöönottotiimi jatkaa käyttöönottosuunnitelman täyttöä sekä menetelmän käyttöönoton valmistelua ja toteutusta. Koordinaattorit tukevat tätä siirtymää ja jatkavat työskentelyä käyttöönottotiimin kanssa.
Tarvittava tieto ja osaaminen: Osaamista ja tietoa tarvitaan erityisesti muutosjohtamisesta, viestinnästä sekä palveluiden arjesta ja toiminnasta, kuten asiakasohjautumisesta, tilajärjestelyistä ja työntekijöiden työnkuvista. Käyttöönottotiimissä tulee olla mukana menetelmään koulutettavia työntekijöitä sekä heidän lähiesihenkilöitään.
Mitä huomioida käyttöönoton johtamisessa?
- Tunnistetaan psykososiaalisen menetelmän käyttöönoton edistäjät ja hidastajat ja suunnitellaan toimenpiteitä niiden varalle. Mitkä asiat ovat jo kunnossa? Mitkä asiat kaipaavat vahvistusta ja tukea?
- Keskitytään motivoivaan viestintään, jonka pääperiaatteina ovat:
- selkeys muutosprosessista ja sen tavoitteista
- jo olemassa olevan osaaminen tunnistaminen ja sen päälle rakentaminen
- työntekijöiden ammattitaidon arvostaminen
- Kaiken menetelmän käyttöönottoon liittyvän viestinnän on hyvä olla vuorovaikutteista.
Miten valmistautua menetelmän käytön seurantaan?
Valmisteluvaiheessa siirrytään myös seurannan osalta käyttöönoton suunnitteluun ja mahdollistamiseen. Uuden menetelmän käytön seuranta tulisi integroida muuhun tiedolla johtamisen kokonaisuuteen.
Seurannan toteuttaminen ja välineet
- Suunnitellaan ja kirjataan käyttöönottosuunnitelmaan, miten menetelmän käytöstä kertyvää tietoa kerätään, analysoidaan ja hyödynnetään sekä miten siitä viestitään.
- Selvitetään, mitä toimenpiteitä mahdollisten mittareiden käyttöönotto vaatii ennen kuin menetelmän käyttö alkaa.
Kirjaaminen asiakastietojärjestelmään
- Varmistetaan, että menetelmän käyttö voidaan kirjata sovitulla tavalla asiakastietojärjestelmään.
- Päivitetään tai laaditaan tarvittaessa ohjeistus menetelmän käytön kirjaamisesta. Jos menetelmälle on määritetty kansalliseen seurantaan tarvittava koodi (esim. toimenpidekoodi), ohjeistuksen tulee sisältää myös ohjeet sen kirjaamiseen.
Työkalupakki
- Valmisteluvaiheen tehtävälista: tarkista vaiheen keskeiset tehtävät. Avaa tehtävälista (pdf).
- Valmisteluvaiheen keskustelukortti esihenkilölle: auttaa tukemaan työntekijöitä ja keräämään havaintoja. Avaa keskustelukortti (pdf).
- Valmisteluvaiheen keskustelukortti implementointitiimeille: tukee implementointitiimien työskentelyä. Avaa keskustelukortti (pdf).
- Käyttöönottosuunnitelma: ohjaa menetelmän käyttöönottoa organisaatiossa. Avaa käyttöönottosuunnitelma (pdf).
- Hidastajien tunnistamis- ja ratkaisutyökalu: auttaa tunnistamaan käyttöönoton hidastajia ja löytämään toimenpiteitä niiden ratkaisemiseksi. Avaa tunnistamis- ja ratkaisutyökalu (pdf).