Sisältö
Miten lähteä kartoittamaan tarpeita ja menetelmiä?
Kun psykososiaalinen menetelmä otetaan käyttöön suunnitelmallisesti, se tuottaa paljon hyötyjä: lapset ja nuoret saavat tarvitsemaansa apua mielenterveytensä tueksi, organisaation resursseja käytetään järkevästi ja käyttöönotettu menetelmä pysyy pitkäaikaisesti käytössä.
Uuden menetelmän juurtuminen edellyttää useamman vuoden suunnitelmallista, pitkäjänteistä ja sitoutunutta työskentelyä, eikä prosessille aina voida määritellä selkeää alkua tai loppua. Menetelmän omaksuminen ja integroituminen osaksi työtä vie aikaa, mihin on syytä varautua.
Menetelmien käyttöönotto edellyttää myös laajaa yhteistyötä eri ammattilaisten välillä. Yhteinen ja jaettu ymmärrys menetelmästä, sen tarpeesta ja prosessin etenemisestä edistää käyttöönottoa ja menetelmän juurtumista käyttöön.
1. Tarpeen tunnistaminen
Kartoitusvaihe käynnistyy, kun hyvinvointialueella tai muussa organisaatiossa tunnistetaan tarve, joka pyritään ratkaisemaan psykososiaalisen menetelmän avulla. Tarve voi liittyä esimerkiksi lasten, nuorten tai perheiden mielenterveyden tai sosiaalisten taitojen vahvistamiseen.
Tarpeen tunnistamisessa voi hyödyntää epidemiologista tietoa, seurantatilastoja sekä uusinta tutkimus- ja kyselytietoa. Tietoa tarpeesta voi kerääntyä myös epävirallisempien reittien kautta.
2. Potentiaalisten menetelmien kartoittaminen
Tunnistettuun tarpeeseen vastaavia menetelmiä tulee kartoittaa huolellisesti.
Menetelmiä kartoitettaessa on tärkeää selvittää, mille kohderyhmälle menetelmä on tarkoitettu, mitä tietoa menetelmän käytettävyydestä on saatavilla ja miten sen arvioidaan soveltuvan suunniteltuun käyttöympäristöön. Monet menetelmistä on kehitetty ulkomailla ja sen vuoksi niiden soveltuvuus suomalaiseen kulttuuriin ja palveluihin on tärkeää varmistaa.
Menetelmän tulee myös olla hyvin kuvattu, jotta tiedetään, millaista menetelmää ollaan ottamassa käyttöön. Kuvauksesta tulee selvitä vähintään menetelmän kohderyhmä, tavoitteet ja toteutustavat. Menetelmän ylläpitäjän tarjoama käyttöönoton tuki on myös hyvä selvittää.
Voi olla, että tunnistettuun tarpeeseen on alueella jo käytössä jokin menetelmä eikä uuden menetelmän käyttöönotto olekaan tarpeellinen. Tällöin olemassa olevan osaamisen vahvistaminen esimerkiksi kertaus- tai täydennyskoulutuksilla voi auttaa vastaamaan tarpeeseen.
3. Menetelmän valitseminen
Kun tarve on tunnistettu ja kartoitus tarjolla olevista menetelmistä on tehty, voidaan siirtyä menetelmän valintaan.
Käyttöönotettavan menetelmän valintaa voidaan katsoa monesta eri näkökulmasta. Ylemmällä johdolla ja esihenkilöillä voi olla valinnan perusteena erilaisia näkökulmia kuin työntekijöillä, asiakkailla tai tutkijoilla. Valintapäätös käyttöönotettavasta menetelmästä onkin hyvä tehdä laajassa yhteistyössä.
Päätös menetelmän käyttöönotosta voidaan tehdä, kun menetelmän vaikuttavuus ja käytettävyys oikealle kohderyhmälle, soveltuvuus käyttöympäristöön ja vastaaminen määriteltyyn tarpeeseen on varmistettu. Menetelmän valinnassa otetaan huomioon se, että tarve, menetelmä ja käytettävissä olevat resurssit vastaavat toisiaan.
Tietoa psykososiaalisista menetelmistä on saatavilla kansallisilta toimijoilta, kuten:
- Itla, Kasvun tuen menetelmäpankki
- THL lasten ja nuorten interventiot
- Menetelmien kouluttajat, tarjoajat ja ylläpitäjät
- Käypä hoito -suositukset
- HYTE-toimintamallien arviointi, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
- Hotus-hoitosuositukset
- Terveydenhuollon palveluvalikoima, sosiaali- ja terveysministeriö
Itlan Kasvun tuki tuottaa tutkimusnäyttöön perustuvaa tietoa psykososiaalisten menetelmien vaikuttavuudesta. Tutustu menetelmäpankkiin.
4. Implementointitiimien muodostaminen
Menetelmän käyttöönoton alussa kannattaa muodostaa kaksi implementointitiimiä eli työryhmää, joiden tehtävänä on suunnitella, osallistua ja vastata psykososiaalisen menetelmän valinnasta, käyttöönotosta ja käytön seurannasta.
Implementointitiimien avulla menetelmä saadaan todennäköisemmin onnistuneesti käyttöön ja juurtumaan osaksi organisaation toimintaa.
Sekä kirjallisuudessa että yhteistyössä hyvinvointialueiden asiantuntijoiden kanssa on tunnistettu kaksi erilaista menetelmien käyttöönottoa tukevaa implementointitiimiä:
- Johdon työryhmä:
- on vastuussa menetelmien käyttöönottoprosesseista
- tekee päätökset käyttöönotettavista menetelmistä
- on vastuussa menetelmien käytön ylläpidosta ja seurannasta osana johtamista.
- Käyttöönottotiimi:
- suunnittelee ja toteuttaa yhden menetelmän käyttöönottoa.
Lue lisää siitä, miten voit muodostaa molemmat tiimit.
5. Organisaation muutosvalmiuden arvioiminen
Uuden menetelmän käyttöönotto tarkoittaa aina muutosta organisaation toiminta- ja työskentelytapoihin ja valmius muutokseen vaihtelee organisaation tilanteen mukaan. Voidaan puhua organisaation muutosvalmiudesta, joka tarkoittaa sen kykyä, halua ja resursseja toteuttaa käyttöönoton edellyttämä muutos.
Yksi osa menetelmän käyttöönoton kartoitusvaihetta on pysähtyä arvioimaan sitä, onko uuden menetelmän käyttöönoton onnistumiselle juuri nyt edellytyksiä. Kun kehitetään paljon, käy helposti niin, että samanaikaisesti ollaan ottamassa käyttöön monia uusia menetelmiä tai toimintamalleja.
Saattaa myös olla, että samassa työyksikössä on käynnissä useita käyttöönottoprosesseja ja työntekijät kokevat, etteivät pysty keskittymään uuden omaksumiseen, kuten toivoisivat.
Organisaation muutosvalmiuden eri ulottuvuudet
- Psykologinen valmius: Organisaatiossa täytyy vallita yhteinen ymmärrys siitä, että menetelmä, ja sitä kautta muutos, on tarpeellinen. Käyttöönoton onnistumista tukee se, että työntekijät kokevat muutoksen ja menetelmän tukevan omaa työtänsä ja tuottavan asiakkaille hyötyä.
- Rakenteellinen valmius: Organisaation käytettävissä olevat resurssit, kuten aika, IT-ratkaisut, budjetti ja työntekijät, jotka ovat välttämättömiä muutoksen toteuttamiseksi.
- Kulttuurinen valmius: Organisaation kulttuuri, tavat ja arvot. Joustava ja innovatiivinen organisaatiokulttuuri helpottaa muutoksen omaksumista, kun taas jäykät ja joustamattomat käytännöt voivat hidastaa prosessia.
6. Kustannuksiin varautuminen
Menetelmän käyttöönotto edellyttää varautumista erilaisiin kustannuksiin, jotka tulee huomioida ja joihin tulee varautua käyttöönottoa valmistellessa. Kustannukset voivat vaihdella riippuen organisaatiosta ja käyttöönotettavasta menetelmästä.
Kun päätöstä menetelmän käyttöönotosta tehdään, on tärkeää tiedostaa, mitkä ovat olennaisia kustannuksia ja miten niistä saadaan kerättyä tietoa käyttöönottoprosessin edetessä.
Suorat ja välilliset kustannukset
Selkeimpiä kustannuksia ovat suorat kustannukset, jotka liittyvät henkilöstöresursseihin, menetelmän koulutukseen sekä erilaisiin hankintoihin tai tarvittaviin teknisiin ratkaisuihin.
Suorien kustannusten lisäksi menetelmän käyttöönotto tuottaa välillisiä kustannuksia, kun työntekijöiden työaikaa käytetään kouluttautumiseen ja menetelmäohjauksiin tai kun asiakastapaamiset eivät toteudu tavalliseen tapaan ja jonoja saattaa syntyä. Käyttöönoton johtamiseen ja suunnitteluunkin kuluu eri toimijoiden aikaa.
Käyttöönoton toteutustavat vaikuttavat kustannuksiin
Käyttöönoton toteutustavoilla voidaan vaikuttaa kustannusten syntymiseen. Käyttöönoton eri vaiheissa voidaan miettiä, mikä olisi taloudellisin ja hyötysuhteeltaan paras tapa toteuttaa käyttöönottoa.
Käyttöönotto on hyvä nähdä investointina tulevaisuuteen. Hyvin toteutetun käyttöönoton hyödyt tulevatkin esiin myöhemmin muun muassa asiakkaiden terveyshyötynä tai hyvinvoinnin vahvistumisena.
Käyttöönotossa huomioitavat kustannukset
- Henkilöstöresurssit: koulutettujen työntekijöiden määrä, menetelmän koulutukseen kuluva työaika ja menetelmän käyttöön tarvittavat henkilöstöresurssit kokonaisuudessaan
- Käyttöönoton tuki: koulutuksesta syntyvät osallistumis- ja matkakustannukset, menetelmäohjausten kustannukset sekä esim. ulkopuolisen kouluttajan palkkiot
- Hankinnat ja ylläpitokustannukset: varusteet, tilat, teknologiset ratkaisut ja tarvittavat ohjelmistot sekä näiden mahdolliset päivitys- ja integrointitarpeet muihin käytössä oleviin ohjelmiin
- Materiaalikustannukset: työntekijöille ja asiakkaille jaettava tai viestintään tarvittava materiaali
Käyttöönottoprosessiin liittyvistä kustannuksista voit oppia lisää Itä-Suomen yliopiston yliopistonlehtori Mervi Rantsin tallennetusta puheenvuorosta, joka löytyy myös implementoinnin verkkokurssin materiaaleista.
Käyttöönoton tukipilarit
Mikä on implementointitiimien rooli kartoitusvaiheessa?
Tärkeimmät tehtävät:
- tunnistaa tarve, johon haetaan ratkaisua menetelmän avulla
- kartoittaa tarjolla olevat menetelmät ja valita sopivin
- arvioida organisaation valmius ottaa menetelmä käyttöön ja ylläpitää sitä pitkäjänteisesti
Vastuut: Johdon työryhmä tekee päätöksen käyttöönotettavasta menetelmästä. Koordinaattorit fasilitoivat ja tukevat johdon työryhmän toimintaa sekä valmistelevat kokouksia tarpeen mukaan. Työryhmä voi tavata harvakseltaan.
Tarvittava tieto ja osaaminen: Päätöksenteon tueksi tarvitaan osaamista ja tietoa erityisesti näyttöön perustuvista psykososiaalisista menetelmistä, organisaation strategiasta, resursseista, implementoinnista, palveluiden sisällöistä, asiakaspoluista sekä työntekijöiden osaamisesta ja lisäkoulutuksista.
Mitä huomioida käyttöönoton johtamisessa?
- Varmistetaan, että uuden menetelmän käyttöönotolle on riittävästi aikaa ja resursseja eikä se kuormita liikaa työntekijöitä tai esihenkilöitä.
- Selvitetään organisaation ja henkilöstön oma osaaminen, motivaatio ja uuden menetelmän käyttömahdollisuudet.
- Viestitään alkavasta muutoksesta avoimesti ja selkeästi niin, että henkilöstölle on selvää, minne ollaan menossa, miten ja miksi.
- Osoitetaan arvostusta henkilöstöä kohtaan kuulemalla heidän kokemuksiaan ja näkemyksiään.
Miten valmistautua menetelmän käytön seurantaan?
Kartoitetaan, mitä valmiuksia organisaatiolla on ja mitä tarvitaan, jotta uuden menetelmän käyttöönottoa ja käyttöä voidaan seurata.
Seuranta toteutetaan yhteistyössä organisaation tietohallinnon ammattilaisten kanssa.
Seurannan toteuttaminen ja välineet
- Selvitetään, mitä tietoa menetelmän ylläpitäjä tai kouluttaja kerää ja hallinnoi.
- Selvitetään, mitä mittareita menetelmän käyttö edellyttää ja millaisille muille mittareille olisi tarvetta.
- Kartoitetaan, miten käyttöönoton aikana voidaan kerätä palautetta sekä työntekijöiltä että asiakkailta.
- Kartoitetaan myös muita tiedon keräämisen tapoja ja mahdollisuuksia, joita voidaan hyödyntää tietojärjestelmiin kertyvän tiedon lisäksi.
Kirjaaminen asiakastietojärjestelmään
- Tarkistetaan, onko menetelmällä kansalliseen seurantaan tarvittava koodi. Terveydenhuollon palveluissa käytetään sanaa toimenpidekoodi yksilöimään ammattihenkilön toimenpiteet. Vastaavasti sosiaalihuollon palveluiden rakenteellisessa kirjaamisohjeistuksessa käytetään sanaa koodi tarkentamaan palvelutehtävän sisältöä. Lisätietoa koodeista löytyy THL:n sivuilta.
- Selvitetään, onko menetelmän käytön kirjaamisesta olemassa valmista ohjetta joko hyvinvointialueella tai kansallisesti.
Työkalupakki
- Kartoitusvaiheen tehtävälista: tarkista vaiheen keskeiset tehtävät. Avaa tehtävälista (pdf).
- Kartoitusvaiheen keskustelukortti esihenkilölle: auttaa tukemaan työntekijöitä ja keräämään havaintoja. Avaa keskustelukortti (pdf).
- Kartoitusvaiheen keskustelukortti implementointitiimeille: tukee implementointitiimien työskentelyä. Avaa keskustelukortti (pdf).
- Menetelmäluotain: helpottaa menetelmiin ja toimintamalleihin tutustumista. Avaa 1) Menetelmäluotaimen koontilomake (pdf) ja 2) Menetelmäluotaimen kyselylomake (pdf).
- Huoneentaulu: Mitä hyötyä on suunnitelmallisesta käyttöönotosta? Avaa huoneentaulu (pdf).