Sisältö
Miten menetelmä pysyy pitkään käytössä?
Menetelmän juurtuminen käyttöön vaatii pitkäjänteistä työtä. Huolellisen ja suunnitelmallisen käyttöönoton avulla pyritään varmistamaan, että menetelmä vakiintuu osaksi organisaation toimintaa.
Viimeistään tässä vaiheessa voidaan alkaa nähdä menetelmän käytön tuomia hyötyjä. Ihannetilanteessa sekä työntekijät että asiakkaat näkevät menetelmän hyödyllisenä ja arvokkaana.
1. Menetelmän käytön seuraaminen
Ylläpitovaiheessa korostuu menetelmän käytön suunnitelmallinen seuranta, jonka tavoitteet ja toteutustavat on mietitty jo käyttöönottosuunnitelman laadinnan yhteydessä. Silloin tarvitaan myös tavoitteelliselta johtamista sekä kykyä tulkita ja hyödyntää menetelmän käytöstä kertyvää tietoa.
Työntekijöiden kanssa on tärkeää keskustella säännöllisesti menetelmän käytöstä organisaatiossa ja osana ammattilaisten työtä. Keskusteluissa on mahdollisuus tarjota työntekijöille tukea menetelmän käyttöön liittyvissä kysymyksissä ja lisätä työntekijöiden sitoutumista menetelmän käyttöön.
Menetelmän käytön ylläpito kestää niin kauan kuin menetelmän halutaan olevan käytössä organisaatiossa. Jos ylläpitoon ei kiinnitetä aktiivisesti huomiota, menetelmän käyttö hiipuu pikkuhiljaa. Silloin tehty työ ja käyttöönottoon käytetyt resurssit valuvat hukkaan.
Menetelmän käytön hiipumiselle ajan myötä altistavia tekijöitä
- Työntekijöillä ei ole aikaa tai mahdollisuuksia käyttää menetelmää.
- Koulutetut työntekijät tai esihenkilöt vaihtavat työpaikkaa.
- Ylläpidon toteutuksen tapoja ei ole mietitty.
- Menetelmästä ei keskustella tai viestitä riittävästi.
- Organisaatiossa on liikaa ylläpidettäviä menetelmiä.
- Menetelmän käyttöä ei seurata.
2. Menetelmäuskollisuuden tukeminen
On melko tavallista, että ajan myötä menetelmät muuntuvat ammattilaisten käytössä. Tyypillisimpiä muutoksia ovat menetelmän osien järjestyksen, keston tai painotuksien muuttaminen, koulutusten sisällön muokkaaminen, materiaalien lisääminen sekä kulttuuriin ja kieleen liittyvät muutokset.
Menetelmissä on osioita, joita ei tule muokata yksin työntekijän tai organisaation toimesta sekä osioita, joissa voidaan toimia joustavammin. Joustavuus voi edistää menetelmän juurtumista, mutta menetelmän huolimaton muokkaus voi johtaa sen vaikuttavuuden vähenemiseen.
Menetelmäuskollisuuden tulisikin olla yksi tekijä, jota ylläpitovaiheessa seurataan ja arvioidaan.
Menetelmäuskollisuuden toteutumisen tukemisessa voidaan käyttää erilaisia välineitä, kuten menetelmän käsikirjaa, muistilistoja, työnohjausta ja yhteisiä keskusteluja.
Menetelmäuskollisuus
- Menetelmäuskollisuus tarkoittaa käytössä olevan menetelmän pysymistä suunnitellun kaltaisena. Tavoitteena on, että ammattilaiset käyttävät menetelmää siten kuin koulutuksessa on opetettu.
- Menetelmän ydinelementtien säilyminen on oleellinen osa menetelmäuskollisuutta. Ydinelementit ovat menetelmän vaikuttavuuden säilymisen kannalta keskeisiä. Niitä ei tule muuttaa ilman huolellista harkintaa ja yhteistyötä menetelmän ylläpitäjän kanssa.
3. Yhteydenpito menetelmän ylläpitäjään
Yhteydenpito menetelmän ylläpitäjään on myös tärkeä osa menetelmän pitkäkestoista käyttöä. Näin organisaatio pysyy tietoisena menetelmän mahdollisista muutoksista ja esimerkiksi kertauskoulutuksista. Menetelmän ylläpitäjällä on tärkeä rooli menetelmäuskollisuuden vahvistamisessa ja ylläpidossa.
Käyttöönoton tukipilarit
Mikä on implementointitiimien rooli ylläpitovaiheessa?
Tärkeimmät tehtävät:
- seurata menetelmän pitkäaikaista käyttöä
- ratkoa esiin nousevia haasteita
- varmistaa tarvittava tuki työntekijöille menetelmän käyttöön
- järjestää uusia koulutuksia tarpeen mukaan
Vastuut: Käyttöönottotiimi siirtää vastuun menetelmän käytön pitkäaikaisesta seurannasta ja ylläpidosta johdon työryhmälle, kun aktiivinen käyttöönoton toteutusvaihe päättyy.
Koordinaattoreilla on tässä siirtymässä tärkeä rooli tiedon siirtäjänä ja jatkuvuuden varmistajana. Tässä vaiheessa käydään yhdessä läpi, miten käyttöönotto on edennyt ja arvioidaan tilannetta.
Jatkossa johto seuraa säännöllisesti menetelmän käytöstä kertyvää, eri lähteistä saatavaa tietoa sekä varmistaa työntekijöille heidän tarvitsemansa pitkäaikaisen tuen menetelmän käyttöön.
Tarvittava tieto ja osaaminen: Osaamista tarvitaan erityisesti seurannasta ja tiedolla johtamisesta sekä implementoinnista.
Mitä huomioida käyttöönoton johtamisessa?
- Henkilöstön motivaation ja osaamisen tukemista sekä menetelmän käyttömahdollisuuksien varmistamista jatketaan myös ylläpitovaiheessa.
- Uuden menetelmän käytön omaksuminen vie aikaa, eivätkä hankaluudet menetelmän käytössä ole merkki epäonnistumisesta.
- Pidetään aihetta esillä yhteisesti ja seurataan menetelmän käyttöä avoimesti. Reagoidaan huomioihin ja palautteeseen nopeasti.
- Keskustellaan säännöllisesti menetelmän käyttöön liittyen koetuista hankaluuksista ja käytön tuottamista hyödyistä.
- Palataan säännöllisesti miettimään myös johdon ja esihenkilöiden kesken, miksi asiaa tehdään.
Miten seurata menetelmän käyttöä?
Menetelmän käyttöä ja juurtumista seurataan säännöllisesti ja suunnitelman mukaisesti osana muuta tiedolla johtamista.
Seurannan toteuttaminen ja välineet
- Kerätään ja analysoidaan eri lähteistä saatavaa tietoa menetelmän käytöstä. Tietoon reagoidaan ja sitä hyödynnetään toiminnan kehittämisessä.
- Kertynyttä tietoa seurataan ja käsitellään työntekijöiden kanssa esim. yksikköpalavereissa.
Kirjaaminen asiakastietojärjestelmään
- Seurataan, että menetelmän käytön kirjaaminen tietojärjestelmiin toteutuu sovitun mukaisesti. Ohjeistusta päivitetään tarvittaessa.
- Menetelmän käytöstä kertyvää tietoa voidaan seurata Itlan ja THL:n kehittämästä mielenterveys- ja päihdepalveluiden tilannekuvasta, jos menetelmällä on toimenpidekoodi.
Työkalupakki
- Ylläpitovaiheen tehtävälista: tarkista vaiheen keskeiset tehtävät. Avaa tehtävälista (pdf).
- Ylläpitovaiheen keskustelukortti esihenkilölle: auttaa tukemaan työntekijöitä ja keräämään havaintoja. Avaa keskustelukortti (pdf).
- Ylläpitovaiheen keskustelukortti implementointitiimeille: tukee implementointitiimien työskentelyä. Avaa keskustelukortti (pdf).
- Huoneentaulu: Mistä tietää, että psykososiaalisen menetelmän käyttöönotto on onnistunut? Avaa huoneentaulu (pdf).
- Huoneentaulu: Miten psykososiaalisen menetelmän pitkäjänteistä käyttöä tuetaan? Avaa huoneentaulu (pdf).